Auditoría de Sistemas de Información
La auditoría en informática es la
revisión y la evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de
informática; de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad,
de la organización que participan en el procesamiento de la información, a fin
de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización
más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma de
decisiones.
La auditoría en informática deberá
comprender no sólo la evaluación de los equipos de cómputo, de un sistema o
procedimiento específico, sino que además habrá de evaluar los sistemas de
información en general desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos,
seguridad y obtención de información.
La auditoría en informática es de vital
importancia para el buen desempeño de los sistemas de información, ya que proporciona
los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con un buen
nivel de seguridad. Además debe evaluar todo (informática, organización de
centros de información, hardware y software).
Definición de base de datos
Una base de datos es una colección de
archivos relacionados que permite el manejo de la información de alguna
compañía. Cada uno de dichos archivos puede ser visto como una colección de
registros y cada registro está compuesto de una colección de campos. Cada uno
de los campos de cada registro permite llevar información de algún atributo de
una entidad del mundo real.
Ejemplo:
- Para
una universidad, las entidades de interés podrían ser: Alumnos, profesores,
salones, etc.
- Para
la entidad alumno, los atributos importantes podrían ser: Nombre, dirección,
teléfono, carrera, matrícula, etc.
El sistema de control interno y su
importancia en la auditoría
El sistema de
control interno es un proceso de control integrado a las actividades operativas
de los entes, diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de la
información contable; los estados contables constituyen el objeto del examen en
la auditoría externa de estados contables, esta relación entre ambos muestra la
importancia que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa
de estados contables.
No todas
las empresas tienen implementado un sistema de control interno, por razones de
política de la dirección o por razones de tamaño, porque en las pequeñas
empresas la estructura operativa no permite la implementación de un proceso de
control integrado; en consecuencia este trabajo va a ser de mayor utilidad para
la auditoria en las empresas que tengan implementado un sistema de control
interno que funcione adecuadamente; aunque el conocimiento del sistema de
control interno va a permitir desarrollar procedimientos de comprobación de
información más eficientes en empresas que no tiene implementado un sistema de
control interno.
En las
empresas que tienen implementado un sistema de control interno, para que sea de
utilidad para la auditoría externa de estados contables, es necesario que el
auditor deposite confianza en los controles que realiza la empresa, para que el
auditor decida depositar confianza deberá evaluar el nivel de desarrollo y si
funciona eficientemente; esta tarea constituye la “Evaluación de las
actividades de control de los sistemas que son pertinentes a su revisión,
siempre que, con relación a su tarea, el auditoria decida depositar confianza
en tales actividades”.
Objetivos del Control Interno
Suficiencia y confiabilidad de
la Información financiera.
La contabilidad capta las
operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria para que
los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es
presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la
organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad,
objetividad y verificabilidad.
Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se
ofrecerá mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar
sustracciones y demás peligros que puedan amenazarlos.
Ejemplos:
- Comparar los registros contables de los activos con los activos
existentes a intervalos razonables.
- Utilización de Máquinas Registradoras para ingreso
- Asegurar apropiadamente los activos de la empresa
- Consignar diariamente y en la misma especie los ingresos
Efectividad y eficiencia de
las operaciones
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan
cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de
utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la
administración.
Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.
Cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables
Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la
organización, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del país y
debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al
ente. Este objetivo incluye las políticas que emita la alta
administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los
integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y
así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.
Estándares de control
Principales estándares que se pueden utilizar
en la medición del control y del control interno de las instituciones, con el
fin de ayudar a la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las actividades normales
de éstas. A continuación encontramos los siguientes estándares:
Estándares físicos
Son aquellos estándares que se pueden
apreciar mediante algunas medidas de dimensión de tipo tangible, tales como:
extensión, longitud, magnitud, tamaño, volumen, calibre, etcétera.
En el control interno, los estándares físicos
pueden agruparse de la siguiente manera:
·
Estándares físicos de medición
Son
los que se establecen para medir y contar superficies, volúmenes, pesos,
distancias y cualquier otro tipo de medidas de carácter físico, los cuales se
pueden diseñar para comparar con otras medidas previas. Por ejemplo, medir los
metros de construcción, apreciar el volumen (litros) de líquidos producidos en
una jornada, contar las toneladas producidas de cereales o cualquier otro parámetro
que se pueda calcular, de acuerdo con el establecimiento de medidas
universalmente establecidas.
·
Estándares físicos de comparación
Estos
estándares se establecen como proporciones y ordenadores matemáticos que sirven
para comparar entre una dimensión y otra, tales como las operaciones
aritméticas, los registros contables, las mediciones estadísticas y otros
factores de medida utilizados para comparar. Entre ellos encontramos:
•
Los
operadores matemáticos: sumando (+); sustraendo (–); igual a... (=); mayor que...
(>) menor que... (<), etcétera.
•
Las
ecuaciones de cualquier grado que sirven para comparar entre un resultado y
otro.
•
La
aplicación de las reglas contables y razones financieras, etcétera.
·
Estándares físicos de acumulación
Son
aquellos medidores que permiten hacer mediciones que indican acumulación de algo,
tales como la acumulación de intereses, estándares de producción y otros
estándares de aplicación similar.
Estándares de costos
Son mediciones de tipo monetario que permiten
hacer una estimación del costo (valor que se le da a un trabajo); estos
estándares pueden ser contados por cualquier medio, considerando en ello el
valor que se le da, en aspectos numerarios, a cualquier actividad; por ejemplo,
las transacciones del mercado y las operaciones de una empresa.
Entre los principales estándares de costos
podemos destacar los siguientes:
·
Estándares de costos fijos
Se
refieren a aquellas partes de los costos que no varían con el nivel de
producción y que, se produzca o no, de todos modos se tienen que realizar;
estos costos fijos siempre están directamente implicados en cualquier operación;
por ejemplo, la renta de un local, la energía eléctrica que se consume, el costo
de empleados administrativos, etcétera.
·
Estándares de costos variables
Son
aquellos costos que se asignan a los resultados de la operación de cualquier
negocio, los cuales están directamente relacionados con el volumen de
producción de los bienes o servicios de la empresa; estos costos se pueden
agrupar en los siguientes grupos.
ü
Costos de materias primas
Costos variables que se
acumulan en función al volumen de materias primas utilizadas en la producción
de bienes o servicios.
ü
Costos de producción
Son los costos que están
directamente involucrados en la producción de algún bien o servicios que no
sean materias primas ni ventas, tales como combustibles, refacciones de las
máquinas, costo de suministros de operación, etcétera.
ü
Costos de venta
Para llevar los bienes y
servicios de la institución al mercado de consumidores, es necesario realizar
una serie de gastos que se conocen como costos de venta, los cuales se harán en
función al volumen de ventas y se utilizarán en la venta y distribución de dichos
bienes a manera de comisiones, gastos de publicidad, gastos de entrega,
etcétera.
ü
Costos de mano de obra
Los principales costos que
se tienen en las empresas son los relacionados con el personal que labora en
ellas, entre los cuales se destacan la mano de obra administrativa, la mano de
obra de producción, los costos de la fuerza de venta, etcétera.
ü
Otros costos
En las empresas existen
muchos tipos de costos, por lo cual es necesario señalar que dichos costos
pueden agruparse según las características propias de cada institución y según
sus diferentes maneras clasificación, pero invariablemente deben ser tomados en
cuenta.
Estándares de capital
Son aquellos estándares que se adoptan en las
empresas para el manejo y control de los llamados bienes de capital, ya sea
capital de trabajo, capital contable, capital financiero o cualquier otro tipo
de estándar que incide en el capital que se maneja en las empresas.
A continuación tenemos algunos ejemplos de
estos indicadores de capital.
·
Estándares económicos
Son
todos aquellos indicadores de capital que se manifiestan de acuerdo con la
evaluación de la economía de una empresa y que son dictaminados por los
estándares económicos generalmente aceptados dentro de una sociedad comercial.
·
Razones financieras
Son
los valores comparados que se establecen por medio del análisis de los
resultados financieros de una empresa, los cuales se utilizan con el propósito
de evaluar el adecuado funcionamiento de sus actividades financieras, en
concordancia plena con sus requisitos contables.
·
Estándares de rendimiento de capital
Son
los estándares que se adoptan en las instituciones para medir el rendimiento
del capital puesto a su disposición, con los cuales se establecen los
beneficios derivados del uso de dicho capital. Entre estos estándares
encontramos las tasas de rendimiento, los indicadores de rentabilidad, la Tasa
Interna de Retorno (TIR), los flujos de efectivo, etcétera.
Es la acumulación de capital de trabajo y bienes de la
empresa, los cuales están a su disposición para la producción de bienes y
servicios; entre estos estándares podemos 120 Auditoría en sistemas
computacionales citar la inversión fija en maquinaria, en equipos de
transporte, en muebles e inmuebles, en inventarios de materias primas y de
productos terminados, etcétera.
Estándares de ingresos y
egresos
Son los valores monetarios que se asignan a
los ingresos (entradas) y egresos (salidas) que tiene una empresa como parte
fundamental de sus actividades de trabajo; por lo general, están expresados en
numerario y sirven para evaluar el grado de cumplimiento de los planes y
programas de carácter monetario. Dichos estándares se presentan a continuación:
Aquí se agrupan todos los estándares que se derivan de
las captaciones que tiene la empresa, ya sean por la ventas de sus bienes y
servicios, por sus resultados financieros e intereses, por sus venta de
acciones, bonos, empréstitos, etc., los cuales permitirán, junto con los
egresos, valorar sus resultados financieros.
Los estándares que aquí se agrupan están relacionados con
las erogaciones que tiene una institución para su mantenimiento, tales como gastos
de producción, costos de mano de obra, pagos de préstamos, intereses y
utilidades, etcétera.
Estándares no tangibles
Los estándares que hemos analizado
anteriormente se relacionan con elementos físicos que de alguna manera pueden
ser contados; sin embargo, para el control interno de las empresas también se pueden
utilizar otros tipos de estándares que no necesariamente deben ser tangibles ni
numerales, los cuales, aunque no se puedan cuantificar, sí se deben identificar
y tomar en cuenta.
Está claro que existen muchos de estos
estándares y la mayoría pudieran ser considerados de tipo subjetivo, ya que son
difíciles de expresar en mediciones físicas y monetarias; sin embargo existen y
son muy utilizados en las empresas para evaluar el cumplimiento de sus
actividades y operaciones.
Por lo general, estos estándares son
representaciones que se dan a las cualidades de las cosas. A continuación
citaremos algunos ejemplos de dichas representaciones:
- Bueno
(aquel que hace bien las cosas)
- Satisfactoriamente
(que satisface los requerimientos)
- Bondadoso
(el que tiene bondad)
- Adecuado
(acomodado de una cosa a otra)
- Valeroso
(aquel que tiene valor para alguien o algo)
- Brillante
(el que sobresale de los demás)
Como se observa en los ejemplos anteriores,
sería muy difícil cuantificar estos estándares en forma correcta, salvo que se
vuelvan a calificar; por ejemplo, en el caso de bueno tendríamos muy bueno,
poco bueno, nada bueno; en el caso de satisfactorio tendríamos, altamente
satisfactorio, cumplió satisfactoriamente, poco satisfactorio, poco insatisfactorio,
altamente insatisfactorio, etcétera.
Su utilización para el control interno es muy
importante, aunque para muchos no tiene gran validez su aplicación; sin
embargo, en las empresas, y en el informe de auditoría, su empleo es constante.
Para prueba de ello, basta con citar el inicio de la opinión de algunos
auditores:
“[...] en mi opinión cumple
satisfactoriamente con los [...]”
Como es fácil de observar, en este tipo de
estándares la cuantificación y los valores que se les da a estos conceptos
solamente estarán medidos por su cualidad y calificación subjetiva.
Estándares de control
estadístico
Estos estándares son de los más difundidos y
de mayor aceptación en la utilización del control interno en las empresas, ya
que permiten establecer, medir y evaluar, al amparo de razones matemáticas,
estadísticas, y en algunos casos integrales y diferenciales, los resultados
alcanzados en las empresas.
